Travail collaboratif en entreprise : deux cas d’accompagnement clients concrets

C’est un sujet plutôt à la mode, le travail collaboratif, non ? On en parle dans les magazines de management, il a ses blogs, ses outils, ses coaches… On rêve tous de mieux collaborer, mieux partager dans son équipe et avec les autres. Mais d’où ça sort ? Peut être de 30 ans d’organisation pyramidale et de fiche de poste…

La vérité c’est que ça ne va pas. Dans les organisations avec lesquelles nous travaillons, nous constatons souvent la même chose : les collaborateurs souffrent de lenteur de prise de décision, de manque d’information, de cloisonnement. Et c’est vrai chez des clients très différents, une organisation de 350 personnes comme dans une petite entreprise de 15 personnes.

C’est la faute aux Internets

La digitalisation des entreprises – et des personnes ! – n’est pas innocente. Elle est même au cœur du sujet, car le numérique a rendu possible des choses impensables il y a 30 ans, lorsque Windows pénétrait tout juste dans les bureaux (et dans ma chambre de presqu’ado). C’est parce que le numérique rend possible le stockage, l’accès et le partage de fichiers, documents, photos, et autres présentations, parce que les réseaux sociaux nous ont appris le sens du partage (disons une version du sens du partage), parce que les smartphones nous ont amenés l’instantanéité, que les femmes et les hommes de l’entreprise se demandent – à juste titre – pourquoi on est organisés comme il y a… 30 ans ?

Vous avez fait votre déclaration d’impôts en ligne ? Même si on peste encore, avouons que c’est beaucoup plus simple qu’avant… Et vous savez pourquoi ? Parce que les services COLLABORENT entre eux. Partage d’info = Gain de temps pour tous.

Faut-il commencer par la formation ou par les outils ?

Bref, il est temps de changer. Si vous êtes sur cette page, c’est sans doute parce que vous cherchez à doter votre équipe d’outils collaboratifs, mais que vous ne savez pas très bien par où commencer pour insuffler la philosophie qui va avec. Par où commencer ? Par les outils ? Par la formation ? Souvent on met la charrue avant les bœufs, on achète la suite Office 365 complète avec toutes ses applications fromage-oeuf-jambon, mais on a oublié de dire aux collaborateurs comment s’en servir.

Chaque entreprise est différente mais nous vous proposons de suivre deux exemples concrets de transformation du travail en équipe que nous avons accompagnés.

Cas n°1 : la Chambre de Commerce

Les chambres de commerce n’ont certes pas attendu La Team Web pour amorcer leur transformation digitale, et avaient déjà fait des pas de géant lorsque nous sommes intervenus auprès de certaines d’entre-elles. Notre mission : accompagner les collaborateurs dans l’utilisation des outils collaboratifs, par l’usage.

La problématique :

Le système d’information a été repensé, au niveau national, régional et territorial. Les collaborateurs se retrouvent avec une organisation différente de leurs ressources, mais en interne les équipes ont l’impression de ne pas exploiter pleinement les possibilités.

Notre réponse :

Plutôt que de se jeter dans des formations “comment se servir d’Outlook”, nous avons cherché à savoir quels étaient les usages des personnes de l’organisation, comment ces usages avaient évolués et quelles étaient les frustrations rencontrées

A partir de ce recueil d’information, nous avons travaillé à la recherche de solutions adaptées, et monté des ateliers de type “Comment planifier une réunion et en partager les notes” ou encore “Comment gérer un projet entre plusieurs services”. Nous avons également travaillé sur les réseaux sociaux et comment en tirer parti pour la Chambre, sur l’Inbound Marketing pour la promotion de leurs services, et même exploré un peu de la méthode agile.

Les résultats :

L’idée n’était pas, en quelques séances seulement, de métamorphoser toute l’organisation de la Chambre de Commerce… Mais ceci dit nous avons fait un pas dans ce sens. Certaines équipes ont adopté des postures nouvelles, et des initiatives se sont libérées.

Mais le plus important est que les collaborateurs, s’ils ne sont pas devenus Scrum Masters en 2 heures, ont découvert les possibilités offertes par leur plateforme Office 365, ils ont compris que ça ne se limitait plus à de la bureautique, appris quelques notions de conversationnel avec Teams, la transversalité avec Yammer… Ils ont découvert l’existence de ces outils et en ont compris le sens. Ils n’introduiront pas tout en même temps dans leur quotidien, mais petit à petit ils prennent de nouvelles habitudes, s’appellent avec Teams, utilisent plus Sharepoint pour partager leurs fichiers…

Cas n°2 : les Pompes Funèbres des Collines

Sujet délicat n’est-ce pas ? Quoi de plus terrible que des obsèques mal organisées ? Que des “loupés” à cause d’un manque de communication ? Les Pompes Funèbres des Collines sont l’un des établissements les plus respectés en la matière dans le département des Alpes-Maritimes, et pour cause : leur organisation est minutieuse, l’information bien partagée. Le travail collaboratif, ils ont l’habitude.

Oui mais voilà : le digital n’y a pas sa place. Pour échanger un document, on se déplace. Pour partager un agenda, on se prête, littéralement, le gros agenda papier de l’entreprise. Les factures sont faites sur Excel… Seul soldat du numérique à avoir gagné la bataille des échanges téléphonique, WhatsApp a réussi à s’imposer comme socle de communication pour l’ensemble des collaborateurs.

Et ça fonctionne ! On ne peut pas dire le contraire, la réputation de l’entreprise est bonne, les familles sont bien prises en charges, les obsèques se déroulent sans accroc.

Reste deux gros inconvénients : la perte de temps, et le risque d’erreur ou de détérioration des documents. C’est pourquoi les Pompes Funèbres des Collines, client Digishop, entament une démarche vers l’introduction d’outils numériques, pour simplifier la collaboration.

La problématique :

C’est à peu près l’inverse qu’à la Chambre de Commerce : l’usage collaboratif existe, mais les outils manquent, et les personnes concernées ne sont pas a priori adeptes du numérique. Elles veulent changer mais craignent de ne pas y arriver. Les processus sont très précis et bien huilés, les habitudes solides.

Notre réponse :

Après avoir bien exploré les processus de l’entreprise, nous avons proposé des outils facilitateurs :

  • A la place de l’agenda papier, un agenda électronique partagé optimisé
  • A la place de WhatsApp, la messagerie Slack qui permet de mieux structurer les échanges (et de ne pas confondre deux obsèques différentes par exemple)
  • A la place des devis papier et des factures excel un outil simplissime de facturation, très peu coûteux
  • L’utilisation de OneDrive pour partager des documents et éviter ainsi de se déplacer ou d’avoir à les faxer

Parmi ces outils certains vont être adoptés rapidement, d’autres vont avoir plus de mal à trouver leur place dans les bonnes vieilles habitudes. Mais de petits changement successifs permettront aussi à tous de démystifier le digital et de l’adopter sur d’autres sujets, plus sereinement.

Les résultats :

On ne les a pas encore, le projet démarre ! Parlons plutôt d’objectifs : en gagnant du temps et en étant plus sereins sur la conduite des obsèques, l’ensemble de l’équipe va pouvoir être plus en contact avec les familles, plus à l’écoute, et augmenter encore la satisfaction. Avec une réputation renforcée, l’entreprise peut conserver sa place de leader et développer ses activités de façon pérenne. Le digital n’est plus une menace, il devient un atout majeur.

J’espère que ces cas pratiques vous permettent d’y voir plus clair. Mais encore une fois : il n’y a pas une seule recette. Si notre crédo c’est le sur-mesure, c’est parce que chaque entreprise est différente et que chacune mérite une compréhension fine de son métier, de ses problématiques, de ses collaborateurs. Afin que la solution proposée soit la meilleure pour vous.

Vous voulez que nous approfondissions ensemble ? 
Prenons 15 minutes pour discuter !

Vous préférez vous entraîner un peu avant ? Découvrez quelques uns des outils que nous utilisons dans notre coaching collaboratif. Et nous en parlerons ensemble après !

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