3 conseils pour réussir son événement professionnel
NB : cet article a été mis à jour en août 2020
J’ai demandé récemment à mes contacts LinkedIn* de partager leurs anecdotes liées à un événement. Parmi les réponses, quelques conseils de bon sens qu’on a pourtant tendance à oublier… Voici donc un récapitulatif des bons réflexes à avoir avant, pendant et après votre événement. A vous de jouer !
Soignez la promotion de votre événement
Commencez par créer une landing page, que ce soit sur votre site ou sur une plateforme type Weezevent. Que votre événement soit gratuit ou payant, les internautes doivent pouvoir s’inscrire facilement. Prévoyez des campagnes de promotion avec un « save the date » plusieurs mois à l’avance, puis des rappels un mois puis une semaine avant par exemple.
Utilisez pour commencer vos propres supports. Vous avez des bases de contacts email ? Respectez les bonnes pratiques de l’emailing avec un objet insistant sur le côté exclusif de votre événement, puis sur l’urgence de s’inscrire quelques jours avant le jour J.
Publiez l’information sur vos réseaux sociaux et lancez un hashtag officiel sur Twitter, idéalement court et facile à retenir. Sur LinkedIn, publiez un post en taguant les inscrits (au moins en partie). Sur Facebook, c’est encore plus facile puisque vous pouvez créer un événement directement lié à votre page entreprise. Si vous ciblez une population jeune ou très mobinaute, vous pouvez aller plus loin et créer un filtre Snapchat pour l’occasion.
Vous êtes cadre ou dirigeant de l’entreprise organisatrice ? Utilisez vos propres réseaux pour toucher vos contacts directs et indirects, et devenez le meilleur ambassadeur de votre marque.
Facilitez la vie des participants et des intervenants
Vous voulez que les personnes présentes parlent de votre événement sur les réseaux sociaux ? Indiquez le hashtag officiel sur les écrans numériques, mais aussi sur vos kakémonos ou même sur les serviettes en papier !
Et profitez-en pour indiquer le code Wifi, c’est toujours utile pour se connecter ! Très bonne pratique : rappeler aussi les comptes Twitter des speakers à l’entrée des salles et sur les écrans lorsqu’ils sont sur scène. Idéal pour faciliter le live tweet des participants !
Pour lancer la machine et convaincre les plus timides de partager leur expérience, pensez à programmer sur vos propres comptes quelques publications. Le jour J, elles seront diffusées à l’heure de la première conférence, pour indiquer le lieu du cocktail… Car vous serez bien assez occupés à répondre aux mentions et réagir aux posts ce jour-là pour perdre du temps à publier des informations facilement programmables.
Enfin, pour parer à toute éventualité et coup du sort, soyez ultra prévoyants :
– La logistique : soignez la signalisation (des toilettes au bar, indiquez très clairement les lieux que l’on recherche le plus !), l’accueil (prévoyez plusieurs listings d’invités et classez les badges par ordre alphabétique)…
– Les problèmes techniques : mettez des piles neuves dans les télécommandes, prévoyez un backup pour les documents qui seront présentés (avec aussi une version par email et sur clé USB), des ordinateurs de rechange, vérifiez imprimantes et bornes d’accueil…
Remerciez et fidélisez
Tout s’est bien passé ? Les participants ont l’air content et les intervenants vous ont remercié ? Il est temps de clôturer !
Publiez les meilleures photos de l’événement tout de suite après le départ des participants (pendant, c’est encore mieux). Remerciez-les et donnez déjà rendez-vous pour l’année prochaine si votre événement est récurrent.
Si vous avez l’accord de vos speakers, publiez leurs présentations sur votre compte Slideshareet/ou sur votre site : envoyez-les par email aux personnes présentes… mais aussi aux inscrits qui n’ont pas pu venir. Après tout, ils étaient plutôt intéressés par votre entreprise ????
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Sur le même principe que l’organisation d’un événement, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux pour transformer vos fans en prospects. Le but étant de les faire réagir sur vos publications et de les amener à effectuer une action sur votre site Web.
* Merci à Charlotte, Samuel, Paul, Olivier et Leïla qui m’ont confié leurs meilleures anecdotes d’événements !
