C’est quoi la task automation ?

La task automation, ou l’automatisation des tâches, vous connaissez ?

J’imagine que parfois, au travail, vous avez beaucoup de choses à faire, et parfois (surtout) ce sont des choses redondantes, du type ajouter un événement dans votre agenda Google parce qu’on vous a mentionné sur une carte Trello, retrouver les pièces jointes d’un email envoyé il y a 5 mois, vérifier les tweets d’un utilisateur, notifier un acheteur de votre site de la bonne réception de la commande…

Tout ça, c’est fini. On a découvert et testé pour vous Zapier. Et Zapier, devinez quoi, ça vous aide à automatiser des actions entre plusieurs applications en ligne. En gros, vous allez configurer que s’il se passe telle action sur une application, ça doit créer telle action sur une autre application.

Et des applications qui peuvent être utilisées avec Zapier, il y en plus de 500. Donc vous en trouverez forcément deux ou trois qui vous seront familières 🙂

Parmi celles-ci, on retrouve :

• Facebook et Facebook Pages
• Twitter
• Pinterest
• WordPress
• Gmail
• Google Drive
• Youtube
• Mentions
• Pocket
• Feedly
• Trello
• Toggle
• Google Agenda
• Slack
• Hubspot
• Evernote
• Mailchimp
• Magento
• WooCommerce
• OneDrive
• …

Bref, de quoi s’amuser un peu ! On fait un petit tour ?

Zapier, comment ça marche ?

C’est hyper (hyper hyper) simple de créer une action, mais comme on rentre dans le vif du sujet, on va commencer à utiliser le jargon, donc on parlera de « zap ».

Une fois que vous êtes inscrit, Zapier vous propose un essai gratuit de 14 jours en mode Premium (zaps illimités). Vous allez être amené à choisir 5 applications que vous aimez et utilisez fréquemment. En ce qui me concerne, j’ai pris Slack, Twitter, OneDrive, WordPress et Office 365 (mais ça, je n’ai pas fait exprès, en vrai je voulais Mailchimp). Et ensuite vous tombez sur cette page d’accueil :

Comme vous pouvez le constater, vous retrouvez vos applications sélectionnées, et en plus de ça, Zapier vous mâche le travail en vous proposant les zaps les plus courants qui vont avec.

Allons créer notre premier zap !

Vous avez envie de faire quoi ? Quoi ? Non, désolé, je ne vous entends pas. Moi j’ai super envie que mes pièces-jointes reçues sur Gmail s’enregistrent automatiquement dans Google Drive. Ma première étape sera de choisir mon application déclencheuse (trigger app) : Gmail.

Puis de choisir mon déclencheur d’action (trigger) parmi ceux proposés par Zapier :

Et enfin de sélectionner le compte où je reçois mes emails :

Vous pouvez affiner votre déclencheur en choisissant  de prendre en compte un de vos dossiers de réception spécifiques ou un destinataire défini. Pour cet exemple, je ne vais pas le faire, mais ça fonctionne comme la recherche avancée sur Chrome. Si je ne veux enregistrer que les pièces  jointes que Lucie m’envoie, je n’ai qu’à écrire ici « from:lucie » et c’est parti !

Pour en finir avec l’étape 1, Zapier va faire un test et vous dire si vous avez tout bien configuré :

Voilà, notre configuration de l’application déclencheuse est faite. Maintenant, nous allons définir quel doit être le résultat de cette action.

On passe à l’étape 2 de la configuration du zap. Je veux que ces documents soient enregistrés dans mon Google Drive. Je sélectionne donc l’Upload dans la liste des actions que Zapier me propose.

Je clique sur mon compte personnel.

Et je choisis le dossier dans lequel mes pièces jointes doivent être enregistrées, ainsi que la façon dont elles doivent être présentées. Ici, je les enregistre dans mon dossier « Mes PJ », quel fichier Zapier doit choisir, la possibilité de le mettre au format éditable et quel nom le fichier doit prendre dans mon Drive (Nom du fichier + expéditeur + objet de l’email).

Comme pour l’étape précédente, Zapier va tester la conformité de l’action configurée et me demander de l’activer ou non immédiatement.

Mes zaps préférés

Et voilà ! ça prend 2 minutes et ça vous en fait gagner 15 par automatisation. Bien sûr, c’est un exemple et vous trouverez des centaines de façons d’automatiser vos tâches. Avec le compte gratuit, vous pourrez automatiser 5 tâches. J’ai choisi les suivantes :

Quand Silvia ou Lucie m’assigne une tâche dans Trello avec une date limite, une tâche se crée dans mon agenda Google :

Quand j’intègre un article sur WordPress et qu’il a juste besoin d’être relu par les autres membres de l’équipe, je le mets en mode « attente de relecture ». Quand ce mode est activé, une notification est envoyée sur une channel Slack spécifique pour que le reste de l’équipe soit notifié.

Lorsque l’une de mes campagnes Mailchimp est envoyée, un tweet est automatisé avec le compte que j’ai défini :

Pour éviter d’être noyé d’informations Trello et trier les infos importantes me concernant, j’automatise un email dès qu’il y a une mention.

Alors, convaincu ? A vos zaps !

PS : si les outils collaboratifs vous intéressent, inscrivez-vous vite à notre coaching par email pour être rapidement opérationnel 🙂