Créer et gérer ses contacts email – Tutoriel Mailchimp Partie 1

L’email est parfois la première image que vos futurs clients vont recevoir de vous. Alors comment envoyer un email professionnel quand on n’a pas de compétence graphique particulière ? Il existe des solution emailing en ligne très simples d’utilisation, dont le leader incontesté est Mailchimp. Mailchimp vous permet de créer de jolies newsletters et fait partie de ces logiciels indéboulonnables sur le web. Pourquoi ? C’est simple :

• Mailchimp est gratuit si vous avez moins de 2.000 contacts et moins de 12.000 envois par mois… Mais ce n’est pas tout !

• Il propose un éditeur ultra simple pour faire de belles newsletters rapidement ;
• On peut personnaliser facilement les messages ;
• En panne d’inspiration ? Mailchimp propose des idées de scénarios d’automatisation 
  très rapides à mettre en place ;
• Le support est très réactif en cas de pépin ;
• Et puis en plus, il y a un petit jeu caché.

Mais comment faire votre premier emailing ? Ce n’est pas forcément évident quand on se lance pour la première fois, d’autant que Mailchimp a un (un seul) défaut : il est en anglais (très basique).

Néanmoins, que vous soyez étudiants, commerçants, entrepreneurs, dans une association, une PME ou une plus grosse entreprise, la solution Mailchimp sera toujours la meilleure. Et en plus, comme tous les concurrents l’ont copié, si vous savez utiliser Mailchimp, vous savez utiliser les autres logiciels d’automatisation d’emailings.

Je vais vous aider à créer votre newsletter en 5 minutes (plutôt 15 dans la vraie vie, mais il y a les bonnes pratiques et les bonnes idées avec) en 2 parties. Aujourd’hui c’est la première partie, qui concerne la gestion de vos contacts, l’étape indispensable pour envoyer des emails pertinents et ciblés. Au menu de ce tutoriel Mailchimp : l’inscription et la création de vos listes d’envoi.

S’inscrire sur Mailchimp

Direction Mailchimp pour votre inscription. Je vous recommande d’avoir une adresse professionnelle pour utiliser Mailchimp, comme alexis@lateamweb.com au lieu d’alexis.ferchichi@gmail.com, par exemple. En effet, j’ai l’honneur de travailler pour La Team Web, pas pour Google (non mais ça ne va pas ?). Et ça, Mailchimp a besoin de le vérifier pour évider des utilisations frauduleuses.

N’oubliez pas de trouver un mot de passe qui réponde à toutes les conditions (au moins un caractère minuscule, au moins un caractère majuscule, au moins un chiffre, au moins un caractère spécial, et 8 caractères minimum…). 

Une fois les premières informations remplies, Mailchimp va vous demander des informations sur votre entreprise pour pouvoir vous proposer des éléments de comparaisons pour les statistiques.

Petite astuce, Mailchimp est un logiciel américain, donc par défaut avec des paramètres américains avec, par exemple, les fuseaux horaires et les devises américaines. Pour éviter de constater que votre email n’est pas parti à l’heure programmée, modifiez directement les paramètres de fuseau horaire dans votre compte : cliquez sur votre petite tête en haut à droite, puis aller dans Account :

Puis rendez-vous dans le sous-menu Settings > Details. Et hop, on met le bon fuseau horaire !

L’interface

Bienvenue sur votre Dashboard (“tableau de bord” en français, mais ça fait moins Start Up Nation). Ici, vous pourrez trouver des statistiques sur les évolutions de vos listes d’abonnés et  l’engagement sur vos dernières newsletters.

Le menu ? C’est en haut à gauche et il est limité à 4 catégories :

• Campaigns = Campagnes. C’est ici que vous pourrez créer vos newsletters (suivez la 2ème partie la semaine prochaine !), vous y trouverez vos campagnes déjà envoyées, vos “landings pages” et… les publicités Facebook (oui oui, Mailchimp fait ça aussi !), vos campagnes en brouillon et programmées ;
• Templates = Modèles. Comme on dit à l’agence, soit vous êtes riche ou doué et vous pourrez alors avoir une newsletter sur-mesure, soit… vous passez par les templates ! Les templates sont des “patrons” de vos newsletters. Vous créez un modèle que vous utilisez à chaque fois en modifiant simplement textes et images. Vous gagnez du temps dans la création : définissez la structure, ajoutez votre logo, les mentions de bas de page etc… Nous reviendrons dessus la semaine prochaine dans l’épisode “création de la newsletter” ;
• Lists = Les listes de diffusion, c’est à dire vos contacts. Une liste est soit créée par ajout manuel de vos contacts, soit liée à un formulaire d’inscription que vous pouvez intégrer à votre site, par exemple. Attention : vous ne pouvez pas créer une newsletter et l’envoyer sur 2 listes différentes. Il faudra dupliquer la campagne et faire deux envois. Nous allons tout de suite après voir comment ajouter des abonnés dans vos listes, comment créer des formulaires pour recruter de nouveaux abonnés, comment segmenter vos abonnés et créer des groupes en fonctions de critères comme la localisation, l’âge ou le genre et l’activité . Vous allez voir, c’est passionnant ;
• Reports = Les résultats de vos campagnes. Ce sont les statistiques. Taux d’ouverture, taux de clics, liens les plus cliqués, nombre d’ouvertures par abonné, vous saurez TOUT ce que vous avez toujours voulu savoir sur ce que font vos contacts de votre news.

Intégrer des abonnés à une liste Mailchimp

Les listes contiennent les adresses emails de vos abonnés et autres prospects. Elles sont indépendantes les unes des autres. Vous avez un client abonné à deux listes ? S’il se désabonne en cliquant sur le lien d’une newsletter envoyée aux abonnés de la liste 1, il ne sera pas désabonné de la liste 2.

Par exemple : jean-pierre@client.com peut faire partie de la liste “invitations aux soirées” et la liste “actualité de l’entreprise”, qui ont des thématiques différentes. L’exclure d’une liste ne l’exclura pas de l’autre.

Voyons maintenant ensemble comment intégrer de nouveaux contacts dans une nouvelle liste Mailchimp.

Créer une liste de diffusion

Commencer par cliquer dans le menu « Lists », puis « Create a List ».

Vous allez renseigner les détails de votre liste qui seront automatisés dans vos envois :

• l’email d’expéditeur que vos abonnés vont voir lorsqu’ils reçoivent votre newsletter,
• le nom du contact (personnalisez-le, c’est plus agréable de recevoir une newsletter de « Emmanuel du Gouvernement » que de « Gouvernement.fr », si j’ose dire),
• un texte pour rappeler comment vos abonnés ont atterri sur votre liste de diffusion (pour éviter qu’ils pensent que vous êtes du spam),
• les informations de localisation de votre entreprise.

Mailchimp est sympa, il mettra tout le temps les éléments légaux obligatoires anti-spams dans le pied de l’email avec ce que vous avez rempli ici.

Ajouter des abonnés à la liste de diffusion

Une fois créée, vous allez arriver sur la page principale de votre liste : statistiques, création de groupes, création de formulaires…

Si votre liste est vierge, vous verrez un message comme quoi vous n’avez aucun contact, mais que vous pouvez en importer. Sinon, vous avez accès à l’import via le sous-menu « Add contact ».

Si vous êtes patient, un peu maso ou stagiaire (mais pas chez nous car on leur fait faire des choses bien plus marrantes), vous pouvez les rajouter un par un à la main.

Si vous êtes normalement constitué, voici 3 solutions pour les importer d’un coup :

1. Vous avez un fichier .csv ou .txt : vous allez pouvoir charger ce document sur Mailchimp ;
2. Vous avez votre base sur un fichier Excel : vous pouvez copier/coller vos contacts ;
3. Vous avez votre base sur des logiciels intégrés à Mailchimp (Google Contacts, Google Drive, Salesforce, Eventbrite,…) : vous pouvez relier les deux services ensemble.

Dans tous les cas, il faut que votre base soit CLEAN, NIQUEL, aussi PROPRE que le crâne de Fabien Barthez (c’est Coupe du Monde, c’est référence permise, allez les Bleus). Adresses emails à jour, colonnes distinctes avec des en-têtes titres propres, pas de cellules vides (il vous manque une information ? Mettez un n/a au lieu de ne pas la renseigner), car sinon Mailchimp peut se retrouver en difficulté à importer vos éléments.

Une fois l’import prêt, passez à la correspondance des colonnes ! Mailchimp va vous faire valider que chaque colonne correspond à une donnée que vous voulez importer : prénom, nom, adresse email, etc…

Segmente, segmente : qualifiez votre base de contacts

Ah… l’importance de segmenter sa base d’abonnés pour l’emailing ! Imaginons que je m’abonne à une newsletter d’un site e-commerce de mode. Le formulaire peut me demander mon genre et ma date d’anniversaire. Par la suite, cette information doit permettre au site d’envoyer des campagnes basées sur les nouveautés masculines pour les jeunes beaux gosses, et ça tombe bien : j’en suis un je suis plus intéressé par ça que si je recevais une newsletter généraliste sur toutes les nouveautés Homme/Femme/Enfant de la marque.

Idem pour la date d’anniversaire, je recevrai un email avec une promotion le jour de mon anniversaire pour revenir sur le site. Malin !

La segmentation est primordiale pour obtenir des résultats intéressants sur les newsletters (et sur n’importe quel autre support du Web). On a la possibilité de ne pas parler dans le vent en ayant des informations plus pertinentes sur les personnes qui s’intéressent à nous, qu’attendons-nous pour les utiliser ? N’hésitez pas à demander un peu plus que l’email de contact, mais pas trop d’informations non plus sinon vos futurs abonnés ne vont pas aller au bout de l’inscription (et n’oubliez pas le RGPD).

Pour faire cette segmentation, une fois votre liste créée, allez dans le sous-menu « Manage Contacts » et « Groups » puis « Segments ».

Les segments fonctionnent comme des filtres dynamiques. Vous pouvez, par exemple, créer un segment comportant les personnes n’ayant pas ouvert les 5 dernières campagnes que vous avez envoyées (et les relancer avec une campagne spécifique).

Les groupes sont des groupes de catégories, vous pourrez gérer vos abonnés en fonction de leurs préférences. Inutile donc de démultiplier des listes pour créer des newsletters personnalisées !

Voilà pour l’intégration de vos abonnés dans vos nouvelles listes. On vous laisse vous entraîner et on revient dans quelques jours avec la suite de ce tuto Mailchimp. La semaine prochaine, nous découvrirons comment créer et envoyer votre première (belle) newsletter. C’est le moment de vous abonner à la nôtre pour ne pas louper la suite !

PS : vous êtes prêts à aller plus loin ? Passez à l’étape 2 !